Pierre- Yves ROCHON, est une agence d’architecture d’intérieure. principalement pour l’hôtellerie de luxe et les espaces résidentiels

Sa reconnaissance internationale jette les bases d’une conception de projet au style intemporel, alliant élégance, confort et respecte la culture, l’histoire et la géographie du lieu.

Pierre- Yves Rochon intervient dans les immeubles anciens et les constructions neuves avec le même respect afin de donner vie à des intérieurs cohérents et en parfait accord avec leur environnement.

Aujourd’hui, Pierre- Yves Rochon recherche

Un(e) OFFICE MANAGER

 Directement rattaché au DG et en étroite relation avec l’équipe, vous aurez pour mission de faciliter le quotidien dans l’agence et d’en assurer le bon fonctionnement : accueil, assistanat, gestion des agendas, préparation des dossiers de présentation, organisation des événements …

 En accueillant les clients et assurant la gestion des appels téléphoniques, vous ferez rayonner la bienveillance, l'esprit positif, le dynamisme au sein du cabinet et en serez le véritable ambassadeur !

 Vos principales missions :

•  Assurer le bon fonctionnement de l’agence

Assurer l’accueil physique et téléphonique.

Traiter, suivre le courrier, les mails, les envois de colis

Gérer l’agenda et les déplacements du PDG

Gérer l’agenda du DG

Organiser les rendez-vous à l’agence, les déplacements

Gérer les salles de réunion.

Réserver les restaurants, les taxis

•  Assister les responsables des fonction supports : communication, production, matériauthèque

Collaborer à la préparation des dossiers de présentation

Assister à la mise en forme des propositions et des contrats

Être en coordination avec son homologue du bureau de Chicago : point sur les programmes, ordre du jour, déplacement….

Assister les équipes au classement et à l’archivage des projets

•  Gérer l’administratif et organiser les événements

Envoyer et classer les factures

Saisir les factures dans le système de gestion intégré (ERP) du Groupe Perkins & Will (en anglais)

Créer et tenir à jour de la base Contacts

Suivre les congés, les absences

Gérer et suivre les notes de frais

Acheter des fournitures et des besoins l’intendance

Planifier, préparer et organiser des événements internes de type séminaire, anniversaire

Votre profil :

•  Vous avez une formation Bac +3 /4 avec une expérience à ce même type de poste de plus de 5 ans.
• Vous avez pu mettre en avant votre enthousiasme, rigueur et disponibilité.
• Vous avez le goût du contact et faites preuve d'aisance relationnelle et de discrétion
• Votre polyvalence, organisation, sens de l'anticipation et du service, sont des atouts majeurs pour réussir à ce poste.
• Vous avez de réelles qualités rédactionnelles en français et en anglais
• Vous parlez bien anglais, maîtrisez le Pack Office et la connaissance d’IN Design et Photoshop seraient un plus.

Si vous êtes intéressé(e) par ce poste en CDI, basé à Paris 8^ème arrondissement, merci d’envoyer votre CV et lettre de motivation sous réf : PYR